Při zpracování faktur v cizích měnách si nejdřív ujasni, jestli budeš vůči dodavateli vystupovat jako plátce v cizí měně, nebo si necháš vystavit doklad v korunách. Rozhoduje to, jaký kurz použiješ a kdy vzniká povinnost zaúčtovat. Pokud máš vlastní devizový účet, veď ho odděleně od korunového a nastav si v účetnictví jeden pevný způsob přepočtu pro celé období, ať se ti jednotlivé doklady nerozjíždějí. U pravidelně se opakujících plateb se vyplatí mít v systému uložený kurzovní lístek, který se načítá automaticky, abys u každé faktury nemusel ručně dohledávat hodnoty.
U samotného zpracování faktur v jiné měně platí, že kurz máš použít z okamžiku, který si zvolíš podle svého účetního režimu, a to důsledně u všech souvisejících dokladů. Když platba dorazí v jiném dni, než je datum vystavení, vzniká kurzový rozdíl, který patří do nákladů nebo výnosů. www.vyuziti-umele-inteligence.cz je párovat platby podle variabilního symbolu a částky, ale pozor na bankovní poplatky, které přijdou v cizí měně a snižují vypořádanou sumu – ty si zaúčtuj zvlášť, jinak ti nesedí zůstatek. Pokud používáš platební kartu, měj na paměti, že banka přepočítává kurzem platným v momentě zpracování transakce, který se může o den i dva lišit od toho, co vidíš na faktuře.
Abys předešel chybám, sjednoť si v týmu pravidlo, kdo kontroluje správnost kurzu a kdo schvaluje zaúčtování. U větších částek si dělej průběžný zápis do pomocné evidence, kde bude datum, kurz, přepočtená hodnota a číslo platby; při daňové kontrole ti to ušetří hodiny dohledávání. Zpracování faktur v cizí měně se vyplatí doplnit i o nastavení upozornění na neobvyklé kurzy nebo duplicitní platby. Na konci měsíce udělej kontrolu, jestli sedí zůstatky devizového účtu s účetnictvím, a případné rozdíly rovnou doúčtuj, dokud máš k dispozici bankovní výpisy i potvrzení o platbách.
